Svenska och taiwanesiska affärskulturer: där de två kulturerna verkligen skiljer sig

Beslutsfattande: hierarki och vem som faktiskt sitter vid bordet

Svenska organisationer fördelar auktoritet nedåt. En chef är snarare en samordnare än en beslutsfattare, och utgångspunkten är att en kapabel person två nivåer under toppen kan motsäga en direktör i ett möte och att detta är friskt. Den högre personen lyssnar och fattar beslut efter att ha hört debatten.

Taiwanesiska organisationer koncentrerar ofta beslutsmakten högre upp. Förväntningen är att den högre personen beslutar och mötesdeltagarna stödjer det beslutet offentligt. Ett rum som öppet motsäger sin högre person ses inte som ett välfungerande team; det ses som respektlöst och som ett tecken på att beslutsfattaren har förlorat auktoritet eller inte har förklarat sig tillräckligt tydligt.

Det här är inte en fråga om kompetens eller intellekt på någon sida. Det är en strukturell skillnad i hur organisationer är byggda. Konsekvensen är att svensken i ett taiwanesiskt möte ofta går bort och tror att ingen engagerade sig med problemet, eftersom juniormänniskorna som såg problemet tydligt sa ingenting. Taiwan-motsvarigheten går bort och tror att den svenska delegationen luftar sin interna oenighet framför en utomstående, vilket uppfattas som en förlust av ansikt och kontroll.

Bjud in därefter. Om beslutet kommer att fattas i Taipei, bjud in personen med auktoritet att fatta det. Att skicka en arbetsnivåchef eller ingenjör, hur kapabel än, kan spara en flygkostnad och kan till och med vara mer effektivt enligt svensk logik, men för Taiwan-sidan läses det som en nedgradering och som en signal att du inte tror att mötet är tillräckligt allvarligt för din beslutsfattare.

Mötet där ingen motsäger: konsenskulturer vid korsvägar

Svensk kultur bygger konsensus genom debatt. Förankring är ordet: att förankra ett beslut, eller att säkra överenskommelse genom öppen diskussion där oenighet är en form av deltagande. Det här kan ta veckor eller månader. Mötet är där debatten äger rum. Resultatet bekräftas i slutet.

Taiwanesisk kultur bygger ofta konsensus privat. Mötet är där beslutet bekräftas och formaliseras. De privata samtal före mötet är där invändningar framförs, bekymmer hörs och vägen framåt är löst. Mötet själv är strukturerat för att skydda ansiktet: en person som har kommit överens privat kommer inte att motsäga den högre personen framför en utomstående.

Från den svenska sidan kan det taiwanesiska mötet se ut som att alla har kommit överens om något otillräckligt. Från Taiwan-sidan kan den svenska insisteringen på att debattera potentiella problem framför en kund eller partner se ut som löst styre och förlust av ansikt. Ingen av dessa läsningar är exakt.

Bygg en privat kanal. Efter ett offentligt möte, skicka ett meddelande till din taiwanesiska motsvarighet som bjuder in bekymmer eller ändringar via e-post eller ett samtal ett-till-ett snarare än i en gruppinställning. Uttryck det som en inbjudan att hjälpa till att förfina planen. Det är där den verkliga justeringen vanligtvis sker. Att skriva ett rakt uppföljningsmail som bjuder in återkoppling får svar; att höja en ny invändning på nästa möte gör vanligtvis inte det.

Relation före affären, och måltidernas roll

Svensk affärskultur separerar ofta relation från transaktion. Du kan göra affärer med någon du inte känner väl, och du kan arbeta med en partner som du bara ser kvartalsvis. Taiwanesisk affärskultur investerar i relation före den formella affären. Tid spenderad på att äta tillsammans, komma ihåg namn och familjer, och bygga någon personlig koppling är inte separerad från affären. Det är en del av hur tillit byggs.

Måltider är där fri konversation sker. Det formella mötet är för beslut och uppdateringar; måltiden är där människor talar mer öppet och där du kan lära dig vad människor faktiskt tycker om något. En inbjudan att äta är en inbjudan till denna konversation, inte bara en höflig gester.

I ett formellt möte är placering viktig. Du sitter normalt i ordning enligt senioritet, med den högst rankade gästen mitt emot den högst rankade värden. Visitkort utbyts i början, granskas noggrant och hålls på bordet framför dig under mötet. Lägg inte ett kort i din bakficka eller på toppen av en portfölj.

Introduktioner följer konventionen familjenamn-först. De flesta som arbetar internationellt kommer också att ha ett engelskt förnamn. Den formella introduktionen kan vara 'Wang, Hsiao-mei' eller 'Hsiao-mei Wang' om du frågar, eller helt enkelt 'Mei-li' om det är deras engelska förnamn. Fråga efter förtydligande om du är osäker, och när du får höra att en person föredrar ett engelskt namn, använd det.

Direkthet om problem: en tillgång med villkor

Svensk affärskultur värderar direkt tal om problem. Om något inte fungerar, förväntar sig en svensk chef att höra det tydligt och snabbt snarare än att få höra att planen är bra när den inte är det. Det ses som ärlighet och respekt för den andra personens tid.

I taiwanesisk affärskultur kan direkt kritik ses som aggressiv eller som en förlust av ansikt för den person som kritiseras. Preferensen är för problem att höjas privat och för det offentliga meddelandet att vara positivt eller neutralt. När förtroende byggs, mjukar detta upp. En partner du har arbetat med i år kommer att vara mer direkt med dig. En ny motpart kommer att vara mer försiktig.

Det här betyder inte att taiwanesiska chefer undviker svåra samtal. Det betyder att timing och kanal spelar roll. Ett problem som höjs i ett samtal ett-till-ett eller under ett privat sidosamtal vid en måltid hörs annorlunda än ett problem som höjs framför ett rum. När du har byggt förtroende över tid blir direkt tal lättare och uppskattas ofta.

Lagom, det svenska konceptet för 'precis rätt mängd', läses ofta som brist på självförtroende eller brist på övertygelse i ett förslag. Om du är entusiastisk om något, visa det mer öppet än du kanske gör hemma. Den underdrift som fungerar i Stockholm kan låta som tvivel i Taipei.

Visitkort, namn och tvåhandsbytet

Visitkort utbyts med två händer. Håll kortet med båda händerna, presentera det med texten vänd mot mottagaren, och ta emot ett kort på samma sätt. Granska det noggrant när du tar emot det. Skriv inte på någons kort och lägg det inte bort omedelbar; håll det på bordet framför dig under mötet. Det här är en liten ritual som signalerar respekt.

Namn på kinesiska följer familjenamn först. Nästan alla som arbetar internationellt kommer också att ha ett engelskt förnamn. Den formella introduktionen kan vara 'Wang, Hsiao-mei' eller 'Hsiao-mei Wang' om du frågar, eller helt enkelt 'Mei-li' om det är deras engelska förnamn. Fråga efter förtydligande om du är osäker, och när du får höra att en person föredrar ett engelskt namn, använd det.

En persons formella titel i en affärskontext är vanligtvis deras position: VD, Verkställande direktör, Direktör, etc. I casual samtal föredrar vissa människor sitt förnamn; andra föredrar titeln. Om du är osäker, använd titeln tills du bjuds in att göra något annat. Inbjudan är ofta explicit: 'Vänligen ring mig Hsiao-mei.'

Gåvor, hospitabilitet och reglerna omkring dem

Små gåvor är normala i taiwanesisk affärskultur. En gåva från ditt företags hemland uppskattas: en produkt, en bok, något som representerar ditt företag eller den region du kommer ifrån. Undvik gåvor som är för personliga, för dyra eller för billiga. Något i intervallet 20 till 50 euro är vanligtvis lämpligt. Snygg presentömslagning värderas högt. Ge inte en gåva inslagna i vitt papper, eftersom vitt är associerat med sorg.

Gåvor accepteras vanligtvis med tack men öppnas inte direkt framför dig. Det här är normalt och är inte en avslutning. Likaså, om du mottar en gåva, acceptera den med tack och lägg den åt sidan istället för att öppna den framför givaren.

Mat- och dryckeshospitalitet är viktiga delar av relationbyggning. Om du är inbjuden till en måltid, är punktlighet ännu mer viktig än på ett affärsmöte. Om du inte kan äta vissa maträtter för religiösa eller hälsoskäl, är det uppskattat att nämna detta för din värd i förväg och det anses inte oförskämt. Din värd kommer att se till att du har något att äta.

Alkohol är vanlig vid måltider. Det är helt i ordning att inte dricka. Om du dricker, ta det lugnt och kom ihåg att vissa skål förväntas. En enkel skål till partnerskapets framgång eller till hälsan för de närvarande är normalt och uppskattas.

Punktlighet och språk: vad du kan förvänta dig

Punktlighet spelar roll i Taiwan. Att komma fem till tio minuter tidigt är normalt. Om du kommer att vara sen, skicka ett meddelande. Att lämna betydligt före slutliden för ett schemalagt möte utan förklaring kan läsas som respektlöshet.

Engelska talas allmänt i affärer i Taiwan, särskilt i internationella företag och bland yngre chefer. Anta inte att alla är flytande. Om du leder ett möte där engelskakunskaperna är varierade, tala tydligt och kontrollera förståelsen. Att tillhandahålla en agenda i förväg och skicka skriftlig uppfoljning är mycket till hjälp. Vissa äldre chefer kan föredra att ha en taiwanesisktalande kollega närvarande, och att erbjuda detta alternativ visar respekt.

Skriven engelska är ofta mycket exakt i Taiwan, och direkthet i skrift kan missuppfattas lättare än direkthet i samtal. En uppföljningsmejl som låter trubbig eller krävande på engelska kan skapa friktion. Att lägga till en mening som erkänner den andra personens perspektiv eller bjuder in deras input gör tonen mjukare: 'Vi vill gärna komma vidare med kontraktet. Har du några bekymmer eller förslag innan vi fortsätter?'

Etikett varierar efter industri och generation

De praktiker som beskrivs här är allmänna mönster och inte universella regler. Yngre chefer, särskilt de som har arbetat internationellt, kan vara mer informella om några av dessa konventioner. En startup kan ha en plattare struktur än ett traditionellt tillverkningsföretag. En industri som finans eller juridik kan vara mer formell än teknik. Fråga dina lokala kollegor vad som är normalt i din specifika kontext.

Taiwan är en tillitstokrat, internationalt ansluten affärskultur. Människor uppskattar direkthet om vad du inte vet. Att fråga 'Är det här rätt sätt att närma sig detta i din kontext?' eller 'Vad missar jag?' besvaras ofta hjälpfullt. De flesta friktioner mellan svenska och taiwanesiska affärspartners kommer inte från att missförstå reglerna utan från att inte fråga vilka reglerna är i den särskilda miljön.